Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kolaka dibentuk melalui Peraturan Bupati Kolaka Nomor 25 Tahun 2023 Tentang Kedudukan, Tugas Pokok, Fungsi dan Susunan Organisasi Unsur Pelaksana Teknis Perangkat Daerah Kabupaten Kolaka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kolaka merupakan unsur pelaksana teknis daerah bidang Perpustakaan dan Kearsipan yang dipimpin oleh Kepala Dinas setingkat Eselon II yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab langsung Kepada Bupati Kolaka melalui Sekretaris Daerah Kabupaten Kolaka. Adapun Penjabaran Tugas dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kolaka, maka tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yaitu:
1. Kepala Dinas
Dinas Perpustakaan dan Kerasipan dipimpin oleh Kepala Dinas berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui sekretaris Daerah yang mempunyai tugas dan fungsi:
a. Merumuskan sasaran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan peraturan dan petunjuk teknis untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
b. Penyusunan rencana daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan berdasarkan rencana nasional.
c. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
d. Pemibinaan pengelolaan perpustakaan dan arsip kepada perangkat daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, BUMD dan organisasi kemasyarakatan.
e. Pelaksanaan penyelamatanserta pelestarian arsip vital dan arsip terjaga sebgai aset nasional yang berada di daerah.
f. Pemberian layanan dan permanfaatan arsip statis
g. Pelaksanaan pengembangan perpustakaan dan pembudayaan gemar membaca.
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati/Wakil Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2. Sekeretaris
Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kerasipan memimpin dan melaksanakan operasional program, perbendaharaan, pengembangan kepegawaian, umum dan perlengkapan berdasarkan peraturan dan petunjuk teknis yang berlaku agar pelaksanakaan program terlaksana secara efektif dan efisien.
a. Merencanakan operasional program kegiatan Sekretariat berdasarkan perencanaan strategis (RENSTRA) untuk digunakan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
b. Pembinaan dan bimbingan pelaksanaan tugas pada bawahan.
c. Pengkoordinasian, sinkronisasi dan integrasi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.
d. Penyelenggaraan urusan perancanaan dan hubungan masyarakat meliputi, penyusunan program dan anggaran, evaluasi, pelaporan serta hubungan Masyarakat serta protokolan.
e. Penyelenggaraan urusan ketatausahaan dan kepegawaian meliputi, urusan persuratan, kearsipan serta kepegawaian.
f. Penyelenggaraan urusan keuangan dan perlengkapan meliputi, urusan perbendaharaan, akuntansi, verifikasi, pencatatan aset dan perlengkapan.
g. Pengkoordinasian urusan kearsipan dan urusan fasilitatif lainnya.
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Sekretariat membawahi Sub Bagian Tata Usaha dan Perlengkapan serta Kelompok Jabatan fungsional
3. Kepala Bidang Pengolahan, Layanan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan
Mempunyai tugas dan fungsi : sebagai pengolahan, layanan dan pelesterian bahan perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan dan pengendalian bidang pengolahan, layanan dan pelestarian bahan perpustakaan. Bidang Pengolahan, Layanan dan Pelstarian Bahan Perpustakaan menyelengggarakan fungsi :
a. Perencanaan operasional program kegiatan Bidang Pengolahan, Layanan dan Pelstarian Bahan Perpustakaan berdasarka perencanaan strategis (RENSTRA) untuk digunakan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
b. Pembinaan dan bimbingan pelaksanaan tugas pada bawahan.
c. Pelaksanaan pengembangan koleksi dan pengolahan bahan perpustakaan meliputi penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, seleksi, pengadaan bahan perpustakaan, inventarisasi, pengembangan koleksi daerah (local content), pelaksanaan kajian kebutuhan pemustaka, deskripsi bibliografi, klasifikasi, penentuan tajuk subjek, penyelesaian fisik bahan perpustakaan, verifikasi, validasi dan pemasukan data ke pangkalan data.
d. Pelaksanaan layanan, otomasi dan kerja sama perpustakaan meliputi layanan sirkulasi, rujukan, literasi informasi, bimbingan pemustaka dan layanan ekstensi (Perpustakaan Keliling, Pojok Baca dan sejenisnya), promosi layanan, pelaksanaan kajian kepuasan pemustaka, pengelolaan website dan jaringan perpustakaan dan membangun jejaring perpustakaan.
e. Pelaksanaan pelestarian bahan perpustakaan meliputi konservasi melakukan pelestarian fisik bahan perpustakaan termaksud naskah kuno malalui perawatan, restorasi dan penjilidan serta pembuatan sarana penyimpanan bahan perpustakaan dan alih media melakukan pelestarian isi/nlai informasi bahan perpustakaan termasud naskah kuno melalui alih media, pemiliharaan serta penyimpanan master informasi digital.
f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
4. Kepala Bidang Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca
Mempunyai tugas dan fungsi : sebagai pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan dan pengendalian bidang Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca menyelengggarakan fungsi :
a. Perencanaan operasional program kegiatan Bidang Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca berdasarkan perencanaan strategis (RENSTRA) untuk digunakan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
b. Pembinaan dan bimbingan pelaksanaan tugas pada bawahan.
c. Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan perpustakaan meliputi pengembangan semua jenis perpustakaan, implementasi norma, standar, prosedur dan kriteria (NSPK), pendataan perpustakaan dan pemesyarakatan/sosialisasi serta evaluasi pengembangan perpustakaan.
d. Pelaksanaan Pembinaan dan Pengembangan tenaga perpustakaan meliputi pendataan tenaga perpustakaan, bimbingan teknis, peningkatan kemampuan teknis kepustakawan, penilaian angka kredit pustakawan, koordinasi pengembangan pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan, pemasyarakatan/sosialisasi, serta perpustakaan evaluasi pembinaan tenaga
e. Pelaksanaaan pengembangan pembudayaan kegemaran membaca meliputi pengkajian dan pelaksanaan pembudayaan kegemaran membaca, koordinasi pemasyarakatan/sosialisasi dan bimbingan teknis serta evaluasi kegemaran membaca.
f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Kepala Bidang Pengolahan, Layanan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan membawahi Kelompok Jabatan Fungsional
5. Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan
Mempunyai tugas dan fungsi : melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan dan pengendalian bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan. Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan menyelenggarakan fungsi :
a. Perencanaan operasional program kegiatan Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan berdasarkan perencanaan strategis (RENSTRA) untuk digunakan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
b. Pembinaan dan bimbingan pelaksanaan tugas pada bawahan.
c. Pengkoordinasian penyelenggaraan kearsipan.
d. Penyiapan bahan penyusunan kebutuhan dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia kearsipan.
e. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan pengawasan kearsipan.
f. Pemberian bimbingan, supervisi, konsultasi dan sosialisasi penyelenggaraan kearsipan
g. Perencanaan, pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan.
h. Pelaksanaan audit, penilaian dan monitoring hasil pengawasan kearsipan dan
i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan membawahi Kelompok Jabatan Fungsional
6. Kepala Bidang Pengelolaan Arsip
Mempunyai tugas dan fungsi : melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, kooedinasi, pembinaan, pengendalian dan pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis.
a. Merencanakan operasional program kegiatan Bidang Pengelolaan Arsip berdasarkan perencanaan strategis (RENSTRA) untuk digunakan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
b. Pembinaan dan bimbingan pelaksanaan tugas pada bawahan.
c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip dinamis
d. Pelaksanaan alih media dan reproduksi arsip dinamis e. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip statis.
f. Pelaksanaan usulan pemusnahan arsip dan akuisisi arsip.
g. Pelaksanaan pengelolaan arsip h. Pelaksanaan preservasi arsip dan
